Landsgardeforeningen (LGF)
Sammenslutningen af Danske Bygarder
Udgangspunktet for LGF’s politik for honorarer, rejserefusioner, repræsentationsudgifter m.v. er at tage hensyn til to forhold:
- At LGF hovedsageligt er finansieret via tipsmidler og kontingenter fra medlemsforeningerne, hvilket giver LGF en særlig forpligtigelse til at udvise sparsommelighed og effektivitet i brugen af midlerne
- At LGF er afhængig af frivillig arbejdskraft, hvilket giver LGF en særlig forpligtigelse til at sikre, at der er fleksibelt og nemt at være frivillig i LGF, og til på en rimelig måde at påskønne de frivilliges indsats
Det forventes at alle tillidsposter og frivillige i LGF tager ansvar for at balancere mellem disse to forhold.
For alle tillidsposter samt frivillige i LGF gælder:
- Udgifter refunderes kun iht. aftale med godkender (iht. kompetenceregulativet)
a. Dette skal ske via afregningsbilag, hvor udgiftsholderen attesterer (underskriver) og godkenderen anviser (accepterer) - Rejseudgifter i forbindelse med foreningsrelaterede aktiviteter i Danmark refunderes svarende til tog på 2. klasse (standard) inkl. evt. pladsreservationer samt anden transport (se pkt. a, b, c)
a. Kørsel i egen bil kan anvendes hvilket refunderes med statens laveste gældende takster. Taksten reguleres årligt jf. cirkulære. Samkørsel skal bestræbes så vidt muligt. Eventuelle ad-hoc medlemmer vil få refunderet efter billigste offentlige transportmiddel
b. Hvis der ikke er afleveret takstbilag 3 måneder efter arrangementets afholdelse, bortfalder retten til tilbagebetaling
c. Flybilletter refunderes når det enten er det mest økonomiske for LGF, eller når det er nødvendigt for ens deltagelse eller øvrige planlægning
d. Taxa må anvendes, når brug af offentlige transportmidler ikke er mulig og i tilfælde, hvor det er nødvendigt praktisk eller tidsmæssigt - Ved bestyrelsesmedlemmers repræsentation ved arrangementer udbetales ikke diæter, men udgifter til forplejning refunderes efter bilag. Dette skal følge statens takster for embedsrejser
- Ved repræsentationsmøder skal udgifter på alle måder fremstå som økonomisk ansvarlige
- Ved udlandrejser refunderes rejseudgifter til fly på billigste klasse
a. Transport skal altid bestilles med godkendelse af bestyrelsen/Landsformanden - Ved transport i udlandet samt tilslutning i forbindelse med lufthavne eller stationer tilstræbes den billigst mulige transportform. Taxa kan dog benyttes
- For udlandsrejser refunderes rimelige udgifter til forplejning eller i form af diæter. Dette følger statens regler og takster
- Ved udlandsrejser dækkes overnatning på hoteller af en pris op til statens takster
- Bestyrelsesmedlemmer, samt bestyrelsessuppleant, modtager bagudbetalt tilskud til internet og mobilforbindelse, hvilket opgøres i slutningen af året og afregnes i januar. 100 kr. om måneden
- Bestyrelsesmedlemmer har ret til at få computer stillet til rådighed, det aftales nærmere i hvert enkelt tilfælde
- I forbindelse med telefonpasning af foreningens telefonnumre har foreningen en “tjeneste mobiltelefon”, der kan udleveres i forbindelse med varetagelse af denne ordning
- Der udbetales ikke honorarer til frivillige i LGF
a. Hvis foreningsarbejdet i helt særlige tilfælde kræver en tidsanvendelse, der er urimelig i forhold til anvendelse af feriedage, kan foreningen kompensere for tabt arbejdsfortjeneste. Dette forudsætter forinden bestyrelsens godkendelse og iht. gældende regler
b. Bestyrelsen kan træffe beslutning om betaling af kompensation ifm. med evt. tabt arbejdsfortjeneste
Åbenhed om LGF’s udgifter vedr. denne politik mv.
For at sikre størst mulig sikkerhed, åbenhed og gennemsigtighed i forbindelse med udgifter vedr. denne politik gælder følgende:
- Denne politik er tilgængelig via foreningens hjemmeside
- Alle bestyrelsesmedlemmer har ret til indsigt i alle udgiftsbilag
- Den på repræsentantskabsmødet valgte interne revision følger, at retningslinjerne og hensynene i denne politik overholdes
Vedtaget af bestyrelsen på bestyrelsesmøde d. 07.06.23
Ovenstående tekst kan også downloades her:
